Assistant·e de gestion administrative et financière

Rattachement hiérarchique Sous la responsabilité de la direction du CODES 06, l’assistant·e de gestion administrative et financière assure la gestion quotidienne des activités administratives, en soutien à la direction, aux équipes opérationnelles et aux instances associatives. Il·elle veille à la qualité et à l’efficacité des processus internes, en lien avec les exigences organisationnelles, réglementaires et qualité.

Activités Accueil
• Accueil physique et téléphonique des partenaires, publics et visiteurs
Secrétariat général
• Rédige et diffuse les courriers, documents internes
• Archive les documents administratifs et garantit leur accessibilité
• Gère les demandes d’adhésions
Gestion des instances associatives
• Prépare les réunions des instances associatives (Bureau, CA, AG) : convocation, ordre du jour, émargement, réservation de salle, saisies documents préparatoires
• Gère la mise en forme des documents de l’association : rapports d’activité, bilans, comptes rendus, notes de service, dossiers institutionnels
• Assure la diffusion des comptes-rendus et procès-verbaux, leur archivage
Organisation des formations
• Planifie les sessions de formation : réservations de salles, inscriptions, convocations
• Assure le suivi administratif des formations : présences, conventions, attestations, évaluations
• Coordonne avec les formateurs et règle les aspects logistiques
• Utilisation du logiciel Digiforma pour l’organisation, le suivi qualité et la production documentaire
Organisation des colloques, journées départementales
• Organise la logistique de l’évènement : gestion de la salle, équipements, restauration
• Assure le suivi des participants avant, pendant et après l’évènement
• Participe à l’évaluation du colloque
Gestion des Ressources Humaines
• Prépare le suivi administratif des salariés pour la direction
• Assure la réception des demandes de remboursements de frais de missions
• Gère le suivi des convocations de la médecine du travail, de la mutuelle et prévoyance
Comptabilité et finances
• Gère les factures fournisseurs : réception, traitement, suivi des paiements
• Prépare les pièces comptables
Gestion des achats
• Identifie les besoins en approvisionnement et effectue les commandes
• Contrôle la réception des commandes et vérifie leur conformité

Compétences et connaissances professionnelles

 Connaissance des bases de gestion associative, administrative, comptable
 Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et numériques
 Maîtrise de Digiforma est un plus
 Rigueur dans l’organisation et la gestion des priorités
 Excellentes compétences rédactionnelles
 Capacité à assurer la coordination logistique d’événements et à travailler en équipe
 Capacité à gérer les échéances multiples avec méthode

Qualités Requises

 Discrétion, confidentialité et fiabilité
 Sens de l’accueil et du contact
 Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
 Bon relationnel, esprit d’équipe, réactivité
 Polyvalence et adaptabilité
 Goût et intérêt pour le travail en équipe et en partenariat

Formation et expérience

 Bac+2 minimum en gestion, administration, comptabilité ou équivalent
 Expérience souhaitée dans une structure associative, sanitaire, sociale ou éducative
 Une expérience en organisme de formation est un plus

Lieu d’exercice

 Siège du CODES 06 – Nice (06)

Type de contrat

 CDI – 3 mois période d’essai
 35h/semaine

Date de prise de poste souhaitée

 Le 01 juillet 2025

Candidature

 Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à la présidente du CODES 06 le Dr Jocelyne Saos et copie au directeur :
jsaos@codes06.org et pvaz@codes06.org

Date limite de candidature : 30 juin 2025